| 行政机关办公室内部人员管理之我见 作者:李万蓉 完善的管理制度是关系一个单位兴衰成败的生命线，面对信息化、数字化、网络化的今天，办公室管理工作要紧跟时代脉博，达到管理的标准化、规范化，就需要对行政机关办公室有一套相对稳定，有较强的灵活性与亲和力的管理办法，随着行政机关办公室内部人员管理的不断成熟而日臻完善。 第一章 寓“管”于“理”之中 现在说到管理，人们往往想到是与权力相关的约束和控制，在我看来，管理是“管”和“理”的统一体。所谓“管”就是监督和控制，所谓“理”就是指导和服务。以管理的本意来说，管理的核心就是控制。因为只有有效地控制资源，并把资源调度到最需要它的地方，才能发挥最大的效益。否则，松散的管理是很难在一个组织和机关中发挥团队的动力的，不可能使有限的资源实现利益的最大化。但要达到控制的目的，并不是简单的事，我认为，“理”是“管”的途径，“管”是“理”的目的。所以管理是一个矛盾的有机的统一体。 就管理的过程来说，“理”比“管”更重要，但很多人并没有认识到这一点，现在的问题是人们只知道“管”而不知道“理”，“管”还是采用权力式的强行约束的控制，结果往往适得其反，管理过程更要注重“理”，高明的管理应该是寓“管”于“理”之中。 从监督和控制的意义上说，“管”主要针对人们的惰、贪、私、粗暴弱点来进行的。如果没有管理或管理不当的话，人们的这些劣性就会恶性发展，从而影响管理的效果，使管理达不到想要达到的目的。 在管理实践中，避免或者防止人的弱点主要有两个方面，一个是文化上的，一个是人性上的。 所谓文化的，主要是指中国长期以来受自给自足的农耕生产方式的影响使得人们：一、不善于合作，喜欢各自为战；二、做事粗放，缺乏精细的精神和作风；三是裙带关系，凡事讲关系，喜欢走后门，容易扭曲和破坏管理规则。这些弱点都是与管理，尤其是精细化管理的思想背道而驰的。 所谓人性上的，指人类普遍具有的弱点。这些弱点我认为主要有：一、懒惰。即如果没有外在的压力，人们是不愿意做事的，这导致了机关的执行力下降，总是不能按期完成计划和任务；二、贪。这里的贪不止是在物质上的占小便宜，更主要的是想用最小的付出，得到最大的回报。人的这种愿望，是与管理的宗旨相吻合的。就机关来说，管理者希望职员最大程度地发挥潜力；而就职员来说，他们也想用最少的付出，得到最大的回报。所以，他们会在努力程度上、在时间上等方方面面产生这种倾向，这两者之间是矛盾的。 人性上的弱点，我认为是人类普遍面临的问题，也是当今机关管理所面临的问题。但在我看来，这些是基础性的问题，而我们在管理中更主要的问题是文化上的难题，即文化上的弱点。在管理中一定要想办法遏制，防止乃至克服这些弱点，否则根本达不到管理的效果。 需要说明的是，我所说的文化上的弱点与人性的普遍弱点并不是截然分开的。 从指导和服务的意义上说，“理”主要是引导职员朝着正确的方向引进，激发职员内在的动力。 第二章 出色不是更好吗 （一）出色比平庸省事 没有一个人愿意做平庸的人，不管是刚刚踏入社会的职场新人，还是已经在某个工作岗位上做了十几年的职场老手，大家都给自己制定了或者制定过目标。多长时间后走到哪一步，即使不能做到出类拔萃，起码也要混出个模样来。可实际上，一两年后再去看这些曾经为制定的目标热血沸腾的人，有不少还在原地踏步走，问题出在哪里呢？ “太难了。不是我不想做好工作，是实施起来难度太大，管理者本身要求就挺高的，我可不想自己给自己再施加压力。” “我总想将我的工作做出色，可是事情太多，我来不及都做得那么好。况且，我可不愿意一头扎进去，万一哪一天这个单位不行了，那不把自己搭进去了吗？” “我听某个单位的老前辈说过，光靠这点工资是不行的，有机会就做点兼职赚点外快，要不哪年月才能交得了房子的首付？” 这就是不愿意平庸却落得平庸的人们的答案。 事实上，出色比平庸要省事得多。如果你专注你的工作，将它做到最好，那升迁和利益就会随之而来，也就不用你东奔西跑，提心吊胆做兼职，为自己的碌碌无为找借口了。 我们来看一个网络界的奇迹。马化腾的QQ在网络世界里可以说是无人不知、无人不晓，他在5年的时间里拥有了1亿个用户，而且每天还以39万户的速度增长着。这不光靠他的智慧和能力，还在于专注和一定要将事情做出色的理念。马化腾自己解释今天的成功说：“当初有几家有实力的企业都在做与我们类似的事情，可是后来就我们一直在做这件事。”坚持将手头的一件事情做到出色，才有了自己的品牌优势，才不用像其他的网络通讯公司那样东奔西走地找项目，从这里看，出色的确比平庸省事。 我们都知道将工作做好的确需要付出很大的精力，还可能要连续加班，熬上几个通宵。而这些，也许领导或管理者并不知道。可是，工作的效果总能替你说话，也许领导并非时时刻刻在你身边监督，但是出色的业绩或平庸的业绩总会摆在他面前。即便是你不爱跟领导套近乎，不做讨好领导的事情，时间长了，看到成效的领导或管理者，自然会留意到你，对你会有一个好印象。机关不是福利机构，年底考核时，笑到最后的，总是那些肯将工作做得出色的人。刚才已经说过了，如果工作做得出色，其他的东西就会不请自来。优胜劣汰，适者生存的法则仍然适用于职场人，优秀的人才总是被社会需要的，不然人类就不会进步，社会也不会发展。一个能将工作做到出色的人，在其他方面也不会太差。即便遇到评先选优，升迁调岗，这样的人，他也会安之若素，继续踏踏实实地做好自己的本职工作，倒是那些自甘平庸的人，在竞争面前，任何理由和借口都是苍白的。面对调职和竞争上岗都会提心吊胆，惶恐不安，而一旦职位饱和，引进新的人才，你人生的大麻烦也就来了。 所以，出色的工作是为了机关的整体建设和发展，是为了领导或管理者的认可，更是为了让自己有一种踏实的心态。每天的工作都能带来快乐、充实的情绪，而不是空虚和烦躁。现在的平庸，就是为将来埋下的“定时炸弹”。拆除这个炸弹，踏踏实实地做好手头的工作，从不能不做的工作中发现人生的意义。 （二）反向思维 人生在世，只要是做事，就有可能遇到挫折或者不顺，俗话说，不如意者十之八九。困难总是在没有准备的时候不期而至，面对窘境，你该怎么办呢？脆弱的人会选择逃避或推诿，而一个坚强的人会选择面对，从各个角度思考问题，最后得到在别人看来最不可能出现的结果，取得了成功。 不过在工作中，要做到真正地放开思维，彻底地打破常规，就需要重新洗牌的勇气。我们都知南辕北辙的故事，一直以来这样的人都被认为是愚蠢的，是耗时耗力最没有效率的一种做法。不过，逆向思维的独特性是在变通性的基础上形成的。在整个思维的过程中，思络打不开，在某一方向上的思考不通畅，时时陷入迟滞的状态，就会影响思维的进程；沿着一种思路一直走下去，不懂得“拐弯”，不善于变通，往往会陷入思维的“死胡同”。走一条与以前相反的路，也许就到了胜利的彼岸。 曾经有一次出人意料的球赛就是运用了这种方法。一次欧洲篮球锦标赛上，保加利亚队和捷克斯洛伐克队相遇。当比赛还剩下8秒钟时，保加利亚队领先对方2分，可是那次比赛采取的是循环制，保加利亚队必须赢得对方5分才能取胜，因此这2分还不能解决问题。而在剩下的8秒时间内，想要再挣够3分谈何容易。在窘境面前，保加利亚教练却很冷静。他请求暂停，然后跟队员们说了些话后比赛又开始了。这次，竟想不到的事情发生了，只见保加利亚队的球员抱着球飞快地投向自己的球篮，观众们都惊呆了。比赛时间到，双方打了平局，要求加时赛，大家这才恍然大悟。由于这次加时赛，保加利亚队赢了6分，终于通过南辕北辙达到了自己的目的。 要知道挫折和失败不是你一个人才能遇到的，而是大家都有的问题。只有抱着积极的，一定要取胜的心态，才能解决问题。所以，要想在工作中从容机智地解决问题，出色地完成不可能完成的任务，就要学会正确地运用反向思维，时刻保持一颗热情、积极向上的心，学会在没有道路的地方寻找出路。 （三）向每一个人学习 “每一个人都是你的老师”。美国第三任总统托马斯•杰斐逊签署法令，宣告西点军校诞生时说过的话。这句话让西点军校的学子们受益匪浅，也给后人以警示。 有研究表明，一般人的智商差别不是很大，不会因此给各自的生活道路造成多大的影响。而真正起决定作用的是后天的努力。这些努力，就是要不断地学习，包括书本上的知识，和从他人那里得到的经验。 落后就是要被淘汰。对于现在的上班族来说，落后就有保不住职位的可能，所以大家都会意识到学习的重要性，忙着去充电，去拿必要或不必要的证书，而忽略了另外一种学习，从身边每个人身上学到有用的东西，从而提高自己。 在美国人心目中，林肯讲话所用的字句是那么优美，让人难忘！可是林肯的父亲是一个目不识丁的木匠，他的母亲也是一个平凡的家庭主妇。因为家里穷，林肯并没有受过良好的教育和训练，他怎么会有运用文学的特别天赋呢？这是他向众人学习的结果。他曾和许多农夫、商人、律师商讨国家大事、世界之事，他从他们身上学习到许多的知识和道理。林肯成功的秘诀就是：“每个人都可以做他的老师”。他虚心好学，善于向每个平凡的人学习，这与三千多年前我国的孔夫子所说的“三人行，必有我师”如出一辙！ 我们向别人学习，是因为尺有所短，寸有所长，每个人都有自己的长处和不足，要弥补自己的不足，就要注意发现并学习别人的优点，来改进自己的缺点。 记得，我刚从工厂调到行政机关时，主要负责统计工作，社会经验少，业务不熟练。但我并不气馁，一直注意向身边每一个人学习。一次我出差在外，从饭店出来后我打一辆出租车说去机场，其实我要去的是机场附近的一个小区。因为是一个新兴的小区，一般人不知道。可那司机却说：“你是不是要去某某小区啊？”我当时吃惊地瞪圆了眼睛，连问他怎么知道的。司机像个神探一样给我推理说：“我刚才见你跟朋友道别时，只是象征性地挥一下手，看来你不是要出远门。另外，一般人要出远门，都会有个行李箱什么的，而你没有，你只是神情悠闲地拿着一份杂志，也不像去接人。这么一分析，你不太可能去机场，而机场附近就那么一个小区，所以你只能是去那里了。” 我非常佩服这个司机的职业水准，能够分析这么透彻，他一定是个很投入的司机。果然，在接下来的聊天中，司机说因为爱动脑子，比较职业化，收入比同行们都要高。 从这个师傅那里，我学到了要对自己的工作投入和尊重，才可能掌握好它所需要的技能和知识。从此就更加注意提高自己的职业水准，掌握必备的技能，练就工作所需要的特立独行的认知，工作也逐渐出色起来。 通过多年的总结，我认为，在向别人学习的过程中，不但要学习别人的经验，还要学习其失败的教训。借鉴吸取别人的教训，以铜为镜，谨言慎行，就会少走许多弯路。 但也有一些人，总觉得向别人学习会丢身份。他们的问题是，将自己看得过高，自认样样都最好，而别人则个个不如自己，这样的人，怎么能够取得进步呢？尤其是刚刚踏入社会的职场新人，这个毛病对于个人发展将是致命的。 其实，向你身边的每一个人学习，对于职场中，确切一点是行政机关的职员来说，不但可以给人留下谦虚谨慎的印象，还可以使自己从中受惠，站在别人的肩膀上，才能看得更远。看到失败者失败的原因，就可以避免走弯路。一举数得的事情，为什么不做呢？ （四）诚实是一种勇气 诚实对于任何一个人来说，都是一笔无形的巨大的资产。日本著名企业家吉田忠雄在回顾自己的创业成功经验时说，“为人处事首先要讲求诚实，以诚待人才会赢得别人的信任，离开这一点，一切都成了无根之花，无本之木。” 但是，诚实有时候却需要很大的勇气，否则，在对自己不利的情况下，就无法讲出事实的真相。如吉田在创业之初，曾经做过一家小电器商行的推销员。开始时他做得并不顺利，很长时间都业绩平平。有一次，他好不容易推销出去了一种剃须刀，半个月内同二十几位顾客做成了生意。但是，后来他发现，他所推销的剃须刀比别家店里的同类型产品价格要高，这使他深感不安。怎么办呢？虽然客户未必知道这些，或者即使知道了按规矩也不能退货。可是他自己骗不了自己，经过深思熟虑，他决定向这二十几位客户说明情况，并主动要求向各位客户退还价款上的差额。吉田忠雄这种以诚待人的做法深深感动了客户，他们不但没要那些价款差额，反而主动要求向吉田忠雄再订一些货，并在原有的基础上增添了许多新品种。这使吉田忠雄的业务数额急剧上升，并因此得到了公司的奖励，这给他以后自己创办公司打下了良好的基础。 人们喜欢聪明的人，更喜欢诚实的人。诚实是成功的保证，是一个人的立足之本，当面对金钱和利益的诱惑时，要保持冷静，切不可因贪小便宜而吃大亏。另外，诚实的勇气有时是霎那间的爆发，不要给自己找退路，姑息自己撒谎，把诚实放在下一次。因为撒谎会像其他事情一样养成习惯的。一旦穿帮，人们会更不信任你。不具备诚实的这种品质的人，就等于自己亲手葬送了成功的机会。在生活、学习、工作中，诚实的力量是无穷的。如果你想锻炼自己的勇气，一定要从诚实开始，它会给你带来工作上的出色和一些意想不到的运气。 第三章 加强对行政机关办公室内部人员的管理 1993年国务院颁布了《国家公务员暂行条例》，在各级国家行政机关建立和推行公务员制度，并在党的机关和人大、政协、群团、民主党派机关参照执行。13年来，推行公务员制度和参照试行工作，对推行机关干部人事管理，尤其是机关人事管理的科学化、民主化、制度化、优化干部队伍结构，促进廉政勤政，增强机关的生机和活力，提高工作效能，起到了重要的作用，也为进一步健全公务员制度积累了丰富的经验。
因此，作为行政机关办公室的公职人员，一是要模范遵守宪法和法律；二是要按照规定的权限和程序认真履行职责，努力提高工作效率；三是要全心全意为人民服务，接受人民群众的监督；四是要维护国家的安全、荣誉和利益；五是要忠于职守，勤勉尽责，必须用自己的全部精力，兢兢业业、专心致志地工作，严格履行本职位的义务，负担起本职位的责任；六是要保守国家秘密和工作秘密，国家秘密直接涉及国家的安全和利益，因而保守国家秘密是关系到国家安全和人民利益的大事；七是要遵守纪律，恪守职业道德，模范遵守社会公德，纪律是指以法律、法规的形式规定的指导调整约束公职人员行为的准则，用以保障公职人员按其职责履行公务，保障行政工作的正常进行。职业道德是随着职业的出现而产生并逐步发展的，是社会道德在职业领域的具体体现，也是所有从业人员在职业活动中都应该遵循的行为准则。社会公德是全体公民在社会交往和公共生活中应该遵循的行为准则，涵盖了人与人、人与社会、人与自然之间的关系，公职人员作为国家具体的行政执法者，较之普通公民应具有更强的法律意识和守法觉悟，并为一般公民提供表率，真正地为社会主义和谐社会作出更多更大的贡献。 |